Ay sonu yaklaşırken ön muhasebecinin işi bellidir: bankaların ekranlarını tek tek açmak, hareketleri indirmek, her satırı Logo'daki cari hesapla eşleştirip banka fişine çevirmek. Hareket sayısı arttıkça iş uzar; sonunda bakiye yine de tutmayabilir.
Elle eşleştirme neden yorar
- Her banka hareketi kendi biçiminde gelir; açıklama alanı çoğu zaman serbest metindir.
- Aynı cari farklı açıklamalarla ödeme yapabilir, farklı cariler benzer açıklamalar yazabilir.
- Bir ödeme birden çok faturayı kapatabilir, bir fatura birden çok ödemeyle kapanabilir.
- Hata ancak ay sonunda, banka bakiyesi ile Logo bakiyesi arasındaki fark olarak görünür; farkın hangi kalemden geldiğini bulmak ayrı bir iştir.
Elektronik hesap özeti (EHÖ) nedir
Elektronik hesap özeti, firmanın hesap hareketlerinin bankadan elektronik olarak ve kendi seçtiği sıklıkta iletilmesidir. Örneğin bir bankanın kurumsal ürün sayfasında EHÖ, hesap hareketlerinin MT940 yapısında ve gün içi ya da gün sonu olarak SFTP kanalıyla dosya şeklinde iletilmesi olarak anlatılır [1]. Bankalar aynı biçimi kullanmayabilir; bu yüzden hareketlerin tek bir biçime getirilmesi, otomatik mutabakatın ilk şartıdır.
iyibir Finance hareketleri nasıl okur
Bankayı kendi salt okunur EHÖ bilginizle siz bağlarsınız; destek ekibine iş açmanız gerekmez. API'si olan bankada API, olmayanda ekstre dosyası kullanılır: MT940, camt.053, Excel, PDF. iyibir Finance yalnız okur; para göndermez. Banka bilgileriniz salt okunurdur, mühürlenerek saklanır, ekranda bir daha gösterilmez.
Gece çalışan ajan hareketleri Logo'daki cari hesaplar ve açık kalemlerle karşılaştırır. Sonuç dört durumdan biridir: eşleşti, Logo'da yok, bankada yok, tutar farkı. Her öneri bir güven oranı ve tek cümlelik gerekçe taşır. "Eşleşti" sınıfına yalnız belirgin kurallar girer: IBAN, vergi numarası ya da fatura numarası ile tutarın tam tutması. Geri kalan her şey "kontrol gerekli" olarak size gelir.
Logo'ya yalnız onaylanan kayıt yazılır
iyibir Finance, Logo Edge ile entegredir: iyibir Cloud'da çalışır, Logo Edge'e iyibir PaaS Agent ile bağlanır. Logo veritabanınız internete açılmaz; iyibir PaaS Agent dışarıya doğru tek bağlantı kurar.
Sabah kesin eşleşmeleri tek tıkla onaylarsınız; eşik üstü tutarlar ikinci onaylayıcıya gider. Onaylanan kalemler bir pakete girer. Paket Logo'daki fiş görünümüyle önizlenir, ön kontrolden geçer (dönem açık mı, mükerrer var mı, cari var mı), onayla yazılır, Logo'dan geri okunur. Gerekirse ters kayıtla geri alınır; aktarım defterinde her adımın izi kalır. Logo'ya giden her kayıt onayınızla gider.
Bakiye farkı artık kalem kalem görünür
Bakiye köprüsü, Logo bakiyesinden banka bakiyesine kalem kalem gider. Yanlış hesaba girilmiş ya da iki kez girilmiş bir fiş, ay sonunu beklemeden bu köprüde görünür.
Bir çözümü değerlendirirken sorulacaklar
- Hangi bankalarla çalışıyorsunuz ve hangisinde API, hangisinde dosya var?
- Cari kartlarınızda IBAN ve vergi numarası dolu mu? Kesin eşleşme bu alanlara dayanır.
- Logo'ya yazmadan önce önizleme, yazdıktan sonra geri okuma ve geri alma var mı?
- Kim onaylıyor, büyük tutarlar için ikinci onay var mı?
- Banka bilgileriniz nerede ve nasıl saklanıyor?
Türk Ticaret Kanunu, her tacirin defterlerinde ticari işlemlerini ve borç-alacak ilişkilerini açıkça görülebilir biçimde göstermesini ister [2]. Banka hareketlerinin zamanında ve doğru işlenmesi, defterin bu görevini yerine getirmesini kolaylaştırır.